परिच्छेद – २, संगठन संरचना र पद व्यवस्था

परिच्छेद – २, संगठन संरचना र पद व्यवस्था

४. संगठन संरचना र दरबन्दी सम्बन्धी व्यवस्था : (१) कुनै कार्यालयको संगठनको स्वरूप तयार गर्ने वा संगठन संरचनामा हेरफेर गर्ने वा
स्थायी पद सृजना वा खारेज गर्ने स्वीकृति प्राप्त भएको मितिले पन्ध्र दिनभित्र सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले सम्बन्धित निकायमा लेखी
पठाउनेछ र सम्बन्धित निकायले सो जानकारी प्राप्त गरेको मितिले पन्ध्र दिनभित्रमा दरबन्दी अभिलेख अद्यावधिक गरी त्यसको
जानकारी सामान्य प्रशासन मन्त्रालय र निजामती किताबखानामा पठाउनु पर्नेछ ।
(२) संगठनको स्वरुप तयार गर्ने वा संगठन संरचनामा हेरफेर गर्ने क्रममा स्थायी पद सृजना वा हेरफेर गर्नु परेमा थप वा
हेरफेर गर्न खोजिएको पदको कार्य विवरण संलग्न गर्नु पर्नेछ ।
(३) आयोजना वा कार्यक्रमको लागि स्वीकृत अस्थायी दरबन्दीमा निजामती सेवाका स्थायी निजामती कर्मचारीलाई काजमा
खटाई काम काज गराउनु पर्नेछ । त्यस्तो दरबन्दीमा स्थायी कर्मचारीबाट पदपूर्ति हुन नसकेमा आयोजना प्रमुख, लेखा प्रमुख र जिन्सी
संरक्षक (स्टोरकिपर) बाहेकका अन्य पदमा सेवा करारबाट कामकाज गराउनु पर्नेछ ।
(४) यस नियममा अन्यत्र जुनसुकै कुरा लेखिएको भए तापनि नेपाल सरकारका विभिन्न निकायहरुले विभिन्न कार्यक्रम
सञ्चालनको लागि दातृ निकाय र दातृ संस्थासंग सम्झौता गर्दा त्यस्ता कार्यक्रमलाई आवश्यक पर्ने जनशक्तिको विषय पनि उल्लेख
हुन आएमा सम्झौता गर्नु पूर्व जनशक्तिको सम्बन्धमा सामान्य प्रशासन मन्त्रालय र अर्थ मन्त्रालयको समेत सहमति लिनु पर्नेछ ।

५. विशेष पदको सृजना : (१) देहायको अवस्थामा विशेष पद सृजना गर्न सकिनेछ :–
(क) कुनै निजामती कर्मचारी सरुवा भएको कार्यालयमा पुग्न काबु बाहिरको परिस्थितिले गर्दा ढिला भएमा,
(ख) कुनै निजामती कर्मचारीलाई काजमा खटाउंदा साविक कार्यालयको कामकाज गर्न नभ्याउने भएमा,
(ग) कुनै निजामती कर्मचारी तालीम, छात्रवृत्ति, सेमिनार आदिमा खटिएमा,
(घ) कुनै निजामती कर्मचारीले एक महिनाभन्दा बढी विदा लिई बसेमा,
(ङ) ऐनको दफा ७क. को उपदफा (३) बमोजिम रिक्त हुने पद माग गरी पठाइएकोमा त्यस्तो पद रिक्त नहुंदै लोक सेवा आयोगबाट कर्मचारी सिफारिस भई आएमा ।
(२) उपनियम (१) बमोजिम विशेष पद सृजना गर्दा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयको सहमति लिई राजपत्राङ्कित पदको हकमा
सम्बन्धित मन्त्रालय, आयोग वा सचिवालयको सचिवस्तरबाट र राजपत्र अनङ्कित पदको हकमा सम्बन्धित विभागीय प्रमुख स्तरबाट
निर्णय हुनु पर्नेछ ।
तर उपनियम (१) को खण्ड (क), (ग) र (ङ) को अवस्थामा एक महिना भन्दा कम अवधिको लागि विशेष पद सृजना गर्नु
परेमा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयको सहमति लिनु पर्ने छैन ।
(३) उपनियम (१) को अवस्था विद्यमान नरहेमा त्यसरी सृजना भएको विशेष पद स्वतः खारेज हुनेछ ।

६. पद दर्ता गर्ने : सम्बन्धित मन्त्रालयले ऐनको दफा ६क. बमोजिम सृजना भएका पदहरुको सेवा, समूह वा उपसमूह एवं श्रेणी समेत
खुल्ने गरी पद सृजना गर्ने निर्णय भएको मितिले एक महिनाभित्र अनिवार्य रुपमा निजामती किताबखानामा पद दर्ता गराउनु पर्नेछ ।
त्यसरी पद दर्ता गरेपछि त्यसको जानकारी निजामती किताबखानाले सामान्य प्रशासन मन्त्रालय, अर्थ मन्त्रालय र सम्बन्धित निकायमा
पठाउनु पर्नेछ । त्यसरी पद दर्ता भएको जानकारी पाए पछि मात्र पद पूर्ति गर्न सकिनेछ ।

७. निजामती पदहरु : ऐनको दफा ५ बमोजिम निजामती सेवाका विभिन्न श्रेणीहरु अन्तर्गत रहने पदहरु सम्बन्धित सेवा समूह सम्बन्धी
नियमहरुमा उल्लेख भए बमोजिम हुनेछन् ।
७क. राजपत्राङ्कित विशिष्ट श्रेणीको पद :- (१) ऐनको दफा ६ को उपदफा (२) बमोजिम समूहीकरण (क्लष्टर) गरिएका सेवामा रहने राजपत्राङ्कित विशिष्ट श्रेणीका पदहरु अनुसुची–२क. बमोजिम हुनेछन् ।
(२) नेपाल सरकारले यो नियमावली प्रारम्भ भएको मितिले तीस दिनभित्र राजपत्राङ्कित विशिष्ट श्रेणीमा कार्यरत कर्मचारीलाई
निजको योग्यता र अनुभवको आधारमा उपनियम (१) बमोजिमको उपयुक्त समूहीकरण (क्लस्टर) को पदमा सरुवा एवं पदस्थापन गर्नु
पर्नेछ ।
(३) यो नियमावली प्रारम्भ भएपछि हुने राजपत्राङ्कित बिशिष्ट श्रेणीको बढुवामा सम्वन्धित समूहीकरण गरेको सेवामा रहेका
राजपत्रांकित प्रथम श्रेणीका कर्मचारीहरु मध्येबाट मात्र बढुवा गरिनेछ ।
(४) यस नियम बमोजिम कायम भएका पदहरुको सेवा समेत खुल्ने गरी निजामती कितावखानाले अभिलेख अद्यावधिक गरी
सम्बन्धित निकायलाई जानकारी दिनेछ ।

८. समूह तथा उपसमूहहरु :- ऐनको दफा ६ को उपदफा (४) बमोजिम निजामती सेवामा रहने समूह तथा उपसमूहहरु अनुसूची–३
बमोजिम हुनेछन् ।
८क. सेवा, समूह वा उपसमूह परिवर्तन गर्दा अपनाउनु पर्ने आधार :- नेपाल सरकारले ऐनको दफा २६ बमोजिम कुनै निजामती कर्मचारीको
सेवा, समूह वा उपसमूह परिवर्तन गर्दा देहायका आधारहरु अपनाउनु पर्नेछ :–
(क) निजामती कर्मचारीको परिवर्तन गर्न खोजिएको सेवा, समूह वा उपसमूहको लागि सो सेवा, समूह वा उपसमूहसंग
सम्बन्धित नियमावलीमा उल्लेख गरिए बमोजिमको योग्यता पुगेको र त्यस्तो निजामती कर्मचारीको दक्षता र अनुभव
परिवर्तन गर्न खोजिएको सेवा, समूह वा उपसमूहलाई अत्यावश्यक भएको ।
(ख) परिवर्तन गर्न खोजिएको सेवा, समूह वा उपसमूहमा निजामती कर्मचारीहरु अपर्याप्त भएको ।

९. कार्य विवरण :- (१) निजामती पदहरूको अनुसूची–४ बमोजिमको कार्य विवरण सम्बन्धित सचिव, विभागीय प्रमुख र कार्यालय प्रमुखले
लागू गर्नु पर्नेछ । त्यस्तो कार्य विवरणको एक प्रति सामान्य प्रशासन मन्त्रालयमा पठाउनु पर्नेछ ।
(२) देहायका पदको कार्य विवरण देहायको पदाधिकारीले स्वीकृत गर्नेछन् :-
(क) नेपाल सरकारको मुख्य सचिवको नेपाल सरकारले,
(ख) राजपत्राङ्कित विशिष्ट श्रेणीको निजामती कर्मचारीको मुख्य सचिवले,
(ग) खण्ड (ख) बाहेक मन्त्रालय, सचिवालय, आयोग वा अन्य केन्द्रीय निकायका निजामती कर्मचारीहरु र विभागीय प्रमुखको सम्बन्धित सचिव वा राजपत्राङ्कित विशिष्ट श्रेणीको निजामती कर्मचारीले,
(घ) खण्ड (ख) र (ग) मा उल्लेख गरिएका बाहेक विभाग, क्षेत्र, अञ्चल, डिभिजन, जिल्ला र ईलाका स्तरका कार्यालयका राजपत्राङ्कित निजामती कर्मचारीहरुको सम्बन्धित विभागीय प्रमुखले,
(ङ) खण्ड (घ) बमोजिमको कार्यालयका राजपत्र अनङ्कित तथा श्रेणीविहीन पदहरुको सम्बन्धित कार्यालय प्रमुखले ।
(३) यो नियम प्रारम्भ हुंदाका वखत बहाल रहेका निजामती कर्मचारीहरुको कार्य विवरण यो नियम प्रारम्भ भएको छ महिनाभित्र
सम्बन्धित पदाधिकारीले स्वीकृत गरी लागू गरी सक्नु पर्नेछ ।
(४) उपनियम (१) बमोजिमको कार्य विवरणमा मूल्याङ्कन गर्न सकिने वस्तुगत आधारहरु समेत उल्लेख गर्नु पर्नेछ र प्रत्येक
कार्यको सूचकाङ्क आधार समेत तोक्नु पर्नेछ ।
(५) कार्य विवरण लागू भए नभएको सम्बन्धमा सम्बन्धित मन्त्रालयले मातहतका विभागहरुको, विभागले मातहतका
कार्यालयहरुको र सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले सबै मन्त्रालय÷सचिवालय÷आयोग वा केन्द्रीय निकायको अनुगमन गर्नेछ ।
(६) ऐन र यस नियमावली बमोजिम कार्य विवरण लागू नगर्नेे सचिव वा विभागीय प्रमुख वा कार्यालय प्रमुखलाई सामान्य
प्रशासन मन्त्रालयको सिफारिसमा अख्तियारवालाले सचेत गराउनु पर्नेछ । त्यसरी सचेत गराउंदा समेत कार्य विवरण लागू नगरेमा
निजलाई ऐन तथा यस नियमावली बमोजिम अख्तियारवालाले विभागीय कारबाही गर्नु पर्नेछ ।
(७) कार्य विवरणमा उल्लेख भएको सूचकाङ्कको कार्य प्रगतिको आधारमा सुपरिवेक्षकले प्रत्येक निजामती कर्मचारीको कार्य
सम्पादन मूल्याङ्कन गर्नु पर्नेछ ।
(८) प्रत्येक राजपत्राङ्कित निजामती कर्मचारीले आफ्नो पदको कार्य विवरणका आधारमा आफले गर्नु पर्ने कार्यको वार्षिक कार्य
योजना बनाई प्रत्येक आर्थिक वर्षको पहिलो चौमासिक अवधिभित्र कार्यालय प्रमुखबाट स्वीकृत गराई सो अनुसार कार्य सम्पादन गर्नु
पर्नेछ ।
तर यो नियम प्रारम्भ भए पछि पहिलो पटक निजामती कर्मचारीले दोस्रो चौमासिक अवधिभित्र त्यस्तो कार्य योजना बनाउन
सक्नेछन् ।

१०. निजामती कर्मचारीको अभिलेख :- (१) निजामती कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण तथा अन्य अभिलेख निजामती किताबखानामा राखिनेछ ।
(१क) उपनियम (१) बमोजिम निजामती कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण तथा अन्य अभिलेख अद्यावधिक गरी राख्ने प्रयोजनको
लागि नेपाल सरकारका मन्त्रालय, सचिवालय, विभाग, कार्यालय, संवैधानिक अंग तथा निकाय र सम्बन्धित निजामती कर्मचारीले समेत
निजामती किताबखानालाई समय समयमा आवश्यक विवरण उपलब्ध गराउनु पर्नेछ ।
२) सेवा समूह सञ्चालन गर्ने मन्त्रालय तथा अन्तर्गतका विभाग र कार्यालयहरुले पनि आफ्नो मातहतका निजामती
कर्मचारीको अभिलेख निजामती किताबखानाको अभिलेखसंग दुरुस्त हुने गरी अद्यावधिक गरी राख्नु पर्नेछ ।
(३) निजामती किताबखानाले सेवा, समूह सञ्चालन गर्ने मन्त्रालय तथा अन्तर्गतका विभाग र कार्यालयहरुले उपनियम (२)
बमोजिम निजामती कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण तथा अभिलेख निजामती किताबखानाको अभिलेखसंग दुरुस्त हुने गरी अद्यावधिक गरी राखेको नराखेको आवश्यकता अनुसार निरीक्षण गर्नेछ । यसरी निरीक्षण गर्दा कुनै त्रुटी फेला परेमा निजामती किताबखानाले त्यस्तो
त्रुटी सुधार गर्न सम्बन्धित मन्त्रालय, विभाग वा कार्यालयलाई सूचित गर्नेछ । यसरी सूचित गरेका त्रुटीहरु सुधार गर्नु सम्बन्धित विभाग
वा कार्यालयको कर्तव्य हुनेछ । निजामती किताबखानाले सूचित गरेको त्रुटीहरु तीन महिनाभित्र सुधार नगर्ने सम्बन्धित कर्मचारीलाई
सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले विभागीय कारबाही गर्ने, गराउनेछ ।
(४) नेपाल सरकारका मन्त्रालय, सचिवालय, विभाग, कार्यालय र संवैधानिक अंग तथा निकायबाट प्राप्त हुन आएका निजामती
कर्मचारीहरुको अभिलेख निजामती किताबखानाले अद्यावधिक गरी राख्नु पर्नेछ । यसरी प्राप्त हुन आएका अभिलेख निजामती
किताबखानाले अद्यावधिक गरे नगरेको सम्बन्धमा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले समय समयमा निरीक्षण गर्नेछ । यसरी निरीक्षण गर्दा
त्रुटीहरु फेला पर्न गएमा तीन महिनाभित्रमा त्यस्ता त्रुटीहरु सुधार गर्न सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले निजामती किताबखानालाई सूचित
गर्नेछ । यसरी सुधार गर्न सूचित गरेको अवधिमा त्रुटीहरु सुधार नगरेमा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले निजामती किताबखानाका
प्रमुखलाई विभागीय कारबाही गर्नेछ ।

१०क. अभिलेख व्यवस्थित गर्नु पर्ने :- (१) निजामती कर्मचारीको नियुक्ति, सरुवा, पदस्थापन भएको, औषधी उपचार लिएको तथा अध्ययन
विदा, असाधारण विदा, प्रसूति विदा, प्रसूति स्याहार विदा र बेतलवी विदा लिएको विवरण निजामती किताबखानामा रहेको सम्बन्धित
कर्मचारीको वैयक्तिक विवरणमा अद्यावधिक गर्नु पर्नेछ ।
(२) नयां नियुक्ति हुने कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण (सिटरोल) प्रमाणित गरी सङ्केत नम्बर प्राप्त नगरी तलव भत्ता भुक्तानी
गरिने छैन ।
(३) निजामती कर्मचारीलाई औषधी उपचारको रकम भुक्तानी दिंदा भुक्तानी दिने रकम सम्बन्धी अभिलेख निजामती
किताबखानामा अद्यावधिक नगरी भुुक्तानी दिइने छैन ।
(३क) अध्ययन विदा, असाधारण विदा र बेतलवी विदा स्वीकृत भई सोको अभिलेख निजामती किताबखानाबाट अद्यावधिक
भएको जानकारी प्राप्त भएपछि मात्र सम्बन्धित कर्मचारीलाई त्यस्तो विदा स्वीकृतिको पत्र दिइनेछ ।
(४) यस नियममा उल्लेख भएका विषयमा अभिलेख राख्ने प्रयोजनको लागि लेखी आएकोमा निजामती किताबखानाले सोही दिन वा सो दिन सम्भव नभएमा सोको भोलिपल्टसम्ममा अभिलेख व्यवस्थित गरी छिटो साधनद्वारा सम्बन्धित कार्यालयलाई जानकारी
दिनु पर्नेछ ।
(५) यस नियम बमोजिम अभिलेख अद्यावधिक नगरी निर्णय कार्यान्वयन गर्ने जिम्मेवार पदाधिकारीलाई विभागीय सजाय
हुनेछ ।
(६) निजामती कर्मचारीको अभिलेख सम्बन्धी विवरण निज सेवाबाट हटेपछि निजले ऐन वा यस नियमावली बमोजिम लिनु
पर्ने सुविधा नलिदासम्म वा निजको निवृत्तभरण अधिकारपत्र जारी नहुँदा सम्म सुरक्षित राख्नु पर्नेछ । निवृत्तभरण पाउने गरी सेवाबाट
अवकाश भएको निजामती कर्मचारीको सङ्केत नम्बर, नियुक्ति मिति, कुल सेवा अवधि र अवकाश भएको मिति समेत उल्लेख गरी जारी
भएको निवृत्तभरण अधिकारपत्र दुई प्रति तयार गरी एक प्रति सम्बन्धित कर्मचारी वा निजको परिवारका सदस्यलाई उपलव्ध गराई
अर्को एक प्रति आवश्यक परेका बखत प्रतिलिपि दिन सक्ने गरी सुरक्षित राख्नु पर्नेछ ।

११. पद नभई कर्मचारी नियुक्त गर्न नहुने :- (१) कुनै पनि कार्यालयमा पद रिक्त नभई वा पद सृजना नभई कर्मचारी नियुक्त गर्नु हुंदैन ।
(२) उपनियम (१) विपरीत कुनै कर्मचारी नियुक्त गरी तलब खुवाएमा त्यसरी खुवाएको तलब रकम नियुक्ति गर्ने अधिकारीबाट
असुल उपर गरिनेछ ।

१२. पद खारेज हुने :- (१) निजामती सेवाको कुनै पद सृजना वा रिक्त भएको मितिले एक वर्षसम्म स्थायी पदपूर्ति नभएमा उक्त पद स्वतः
खारेज हुनेछ । यसरी खारेज भएको पद सम्बन्धी विवरण सम्बन्धित निकायले त्यस्तो पद खारेज भएको सात दिनभित्र सामान्य प्रशासन
मन्त्रालय र निजामती किताबखानालाई अनिवार्य रुपले दिनु पर्नेछ । त्यस्तो विवरण प्राप्त भए पछि सामान्य प्रशासन मन्त्रालय र
निजामती किताबखानाले सोको अभिलेख अद्यावधिक गरी राख्नु पर्नेछ ।
तर लोक सेवा आयोगबाट पदपूर्तिको लागि कारबाही भैरहेको र बढुवाको कारबाही शुरु भै सकेको पद खारेज हुने छैन ।
(१क) कुनै पदका सम्बन्धमा बढुवा वा लोक सेवा आयोगमा पदपूर्तिको कारबाही भै रहेको जानकारी सम्बन्धित निकायले सामान्य प्रशासन मन्त्रालय र निजामती किताबखानालाई अनिवार्य रुपले दिनु पर्नेछ ।
(२) उपनियम (१) बमोजिम खारेज भएका पदहरुको सूचना निजामती किताबखानाले सामान्य प्रशासन मन्त्रालय, अर्थ मन्त्रालय
र सेवा सम्बन्धी मन्त्रालयलाई दिनु पर्नेछ ।
(३) उपनियम (१) बमोजिम एक वर्षसम्म रिक्त भई पद खारेज भएको विवरण नदिने पदाधिकारीलाई ऐनको दफा ६० को
खण्ड (घ) बमोजिम पदिय दायित्व जिम्मेवारीपूर्वक पूरा नगरेको मानी अख्तियारवालाले विभागीय सजाय गर्नेछ ।
तर श्रेणीविहीन निजामती कर्मचारीको हकमा मुख्य कार्य र सहायक कार्य गर्ने पद छुट्याई सके पछि मात्र यो व्यवस्था लागू
हुनेछ ।

(४) राजपत्र अनङ्कित तृतीय, चतुर्थ र पाँचौँ श्रेणी तथा श्रेणी विहीन पदमा कार्यरत निजामती कर्मचारी अवकाश भएपछि त्यस्तो पद किताबखानाले स्वतः खारेज गरी अभिलेख अध्यावधिक गर्नेछ । त्यसरी खारेज भएको पदको जानकारी निजामती किताबखानाले सम्बन्धित मन्त्रालय, विभाग र कार्यालयलाई दिनु पर्नेछ ।
तर ऐनको दफा ७ को उपदफा (४) बमोजिम मुख्य कार्य गर्ने भनी तोकिएका राजपत्र अनङ्कित पाँचौँ श्रेणीको वा श्रेणी
विहीन पद खारेज हुने छैन ।